Assign modules on offcanvas module position to make them visible in the sidebar.

Testimonials

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua.
Sandro Rosell
FC Barcelona President

heap papers work stack documents office desk optimized
W przestrzeni biurowej znajdziemy różnorodne regały, szafki na dokumenty, jak też całe pomieszczenia przeznaczone pod archiwa. Wydzielenie miejsca na akta to jednak nie wszystko, bo na przedsiębiorcy spoczywają inne obowiązki związane z bezpiecznym przechowywaniem dokumentów.

 

 

 

 

 

Przechowywanie dokumentów firmowych a RODO

Wejście w życie tego rozporządzenia sprawiło, że firmy musiały wprowadzić do swoich praktyk pewne zmiany. W treści dokumentu znajdziemy m.in. informacje o tym, co RODO uznaje za przetwarzanie danych osobowych. Zgodnie z tymi zapisami za takie przetwarzanie uznaje się również przechowywanie informacji. W razie niedopatrzeń na tym polu administratora danych mogą czekać srogie kary pieniężne. Okazji do wycieku wrażliwych informacji nie brakuje i odpowiedzialny przedsiębiorca musi tak zaplanować procesy utylizacji, przechowywania i archiwizacji danych, żeby zminimalizować ryzyko takiego zajścia. Co RODO mówi dokładnie o bezpiecznym przechowywaniu dokumentów?

Osoby, które poszukują precyzyjnych wskazówek, mogą poczuć się rozczarowane. W treści rozporządzenia nie zawarto bowiem konkretnych informacji, dotyczących rodzaju regałów, szafek czy zabezpieczeń logicznych i fizycznych. Określono jedynie, że administrator jest zobowiązany stosować zabezpieczenia, które będą adekwatne do ewentualnych zagrożeń oraz wartości samych danych. Osoba prowadząca biznes musi więc sama podjąć decyzję dotyczącą tego, jakie wyposażenie zakupi oraz jakie nowoczesne technologie zastosuje, żeby zwiększyć poziom bezpieczeństwa.

 

Jak zadbać o bezpieczne przechowywanie dokumentacji?

Każda firma zmaga się na tym polu z nieco innymi wyzwaniami. W niektórych przypadkach problemem może być niewystarczający budżet na zabezpieczenia. W innych z kolei trudność może polegać na tym, że w biurze po prostu brakuje miejsca na stworzenie profesjonalnego archiwum. Czasem przedsiębiorstwo dysponuje odpowiednimi środkami, ale po prostu preferuje inwestycje, które mają realny wpływ na wzrost firmy. Alternatywą dla samodzielnego przechowywania dokumentów firmowych jest skorzystanie z pomocy profesjonalistów. Takie wsparcie oferuje m.in. Proarchiv.

Przechowywanie dokumentów firmowych poza biurem wiąże się z licznymi korzyściami. Przede wszystkim możemy być spokojni o bezpieczeństwo akt. Przedsiębiorstwa działające w tej branży dysponują profesjonalną infrastrukturą, na którą przeważnie zwykłe firmy nie mogą sobie pozwolić. Oprócz zaawansowanych zabezpieczeń o charakterze logicznym i fizycznym, obiekty posiadają również ochronę przeciwpożarową i przeciwpowodziową. Co również istotne:

1. dzięki specjalnym platformom przedsiębiorca oraz jego pracownicy mają stały dostęp do przechowywanej poza biurem dokumentacji;
2. akta znajdują się w miejscu o optymalnej wilgotności i temperaturze; w efekcie przedłużona zostaje żywotność papieru lub nośnika elektronicznego.

Przechowywanie dokumentów w zewnętrznej placówce to zwiększony komfort psychiczny przedsiębiorcy. Dzięki temu, że jego aktami zajmują się specjaliści, może w pełni skupić się na działaniach, o większym znaczeniu strategicznym i bezpośrednio wpływających na kondycję firmy.